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Negociando el contrato, por Ilise Benun

Negociando el contrato, por Ilise Benun

Durante casi cuatro décadas, los artistas y diseñadores han recurrido al mercado de diseñadores gráficos de artistas para obtener asesoramiento comercial de primer nivel. El mercado del diseñador gráfico del artista 2013 incluye más de 1,700 contactos en el mercado del arte, así como artículos para el éxito empresarial y entrevistas con los mejores profesionales creativos. Sigue leyendo para un artículo de 2013 AGDM por el mentor de marketing Ilise Benun. Encuentre más información útil en ArtistsMarketOnline.com.

"Vemos cosas en blanco y negro:‘ O me quieren o no. Lo conseguiré o no lo haré. Pagarán este precio o no lo harán ". Pero entre esos dos polos, hay muchas otras posibilidades, si solo se tomara el tiempo para hablar sobre ellas, abordarlas, proponerlas".—Mikelann Valterra, entrenador y autor certificado de recuperación financiera.

Cada libro de negocios que lea le dirá que necesita un contrato para cada cliente y cada proyecto. ¿Es porque no tienes un buen contrato? (Si lees este artículo, ya no podrás usar esa excusa). ¿O porque es un paso adicional en el proceso para poner las cosas por escrito? ¿O porque el trabajo es apresurado y simplemente no hay tiempo para firmar un contrato? (¿Cuánto tiempo lleva realmente?)

Si se quedó rígido o tuvo que absorber un costo que no podía pagar gracias a la falta de un contrato, es de esperar que haya aprendido de la experiencia. Si aún no has tenido la suerte de tener una mala experiencia, sigue leyendo. .

¿Qué es un contrato y por qué lo necesito?

Necesita un contrato porque las relaciones humanas son desordenadas, los recuerdos son imperfectos y la comunicación a menudo es ambigua. Un contrato no puede protegerlo de nada de esto, pero puede aportar cierta claridad y consenso.

Claridad porque pone por escrito lo que se dijo (y a veces no se dijo) para que todas las partes puedan revisarlo antes de embarcarse en un proyecto conjunto. Consenso porque cada parte debe estar de acuerdo con lo que está escrito antes de continuar. Si surge algún problema después, el contrato es el documento objetivo para respaldar.

En pocas palabras, un contrato es un documento que puede proteger a todas las partes evitando malentendidos y sirviendo como un rastro de papel si las cosas salen mal. Describe los términos y condiciones bajo los cuales realizará su trabajo, lo que proporcionará al cliente y lo que proporcionará a cambio. Su propósito también es anticipar problemas y aclarar las responsabilidades de ambas partes en caso de que surjan problemas.

Un contrato no es necesariamente un documento grueso con mucha jerga legal. Un contrato puede ser un simple resumen de los términos y condiciones por los cuales usted y su cliente acuerdan trabajar. O puede ser un documento complejo de varias páginas, dependiendo de la complejidad del proyecto o la cantidad de elementos involucrados. Su propósito es establecer los términos de trabajo: plazos, alcance del trabajo y limitaciones, contingencias en caso de cambios inesperados y posibles malentendidos. Más que nada, poner estos elementos por escrito evita la falta de comunicación y mantiene bajo el nivel de estrés de todos.

Muchos profesionales creativos creen que los contratos solo son necesarios para grandes trabajos con grandes tarifas para grandes clientes. A menudo se saltan el papeleo en pequeños proyectos. Pero en realidad son las pequeñas cosas que tienen el mayor potencial para causar problemas costosos y que requieren mucho tiempo.

Los contratos son especialmente importantes para los profesionales creativos porque cuando vende su trabajo, esencialmente está vendiendo un derecho a su propiedad, en este caso, su propiedad intelectual, que es intangible. Y debido a que es intangible, el proceso puede ser menos claro que si el objeto en cuestión fuera tangible, como un automóvil o una casa.

Sin embargo, un contrato es tan bueno como las personas que lo firman. Las relaciones comerciales se basan en la confianza. De hecho, muchos acuerdos se hacen en un apretón de manos y eso es suficiente si ambas partes son confiables. Entonces, la regla para vivir es esta: si siente que su pareja no está negociando de buena fe, retírese. Nada de lo que ponga en un contrato lo protegerá.

¿Qué pasa con la capacidad de un contrato para anticipar lo que podría pasar? En la vida real no puedes predecir todo lo que podría suceder, así que no pases demasiado tiempo pensando en cada "qué pasaría si". Si está tratando con personas honorables, encontrará una solución aceptable para un problema imprevisto, incluso si no está en el contrato.

Dicho esto, haga que su propio contrato sea redactado por un abogado que comprenda los servicios creativos y sus intereses. Puedes personalizarlo para cada situación. Si eso está más allá de sus posibilidades, hay muchos recursos disponibles.

Muestra de contrato

Gerry Suchy, de GMS Designs, con sede en Arlington, Virginia, ha compartido generosamente su contrato estándar, creado por su equipo legal interno (su esposa, que es abogada). "Los clientes lo aman por su simplicidad", dice Suchy, "y mi esposa sería la primera en decirle que casi todos los documentos legales son mezclas de documentos que los precedieron. La regla del bufete de abogados es no perder el tiempo reinventando la rueda si hay un documento que se pueda cortar y pegar ".

Obviamente, este contrato se crea para una pequeña empresa de diseño, pero los conceptos y el lenguaje son lo suficientemente generales como para adaptarse a otras profesiones creativas. Así que siéntase libre de ajustar este contrato de muestra para sus propios fines.

1. Información del cliente

Nombre:
Organización:
Habla a:
Dirección de correo electrónico:
Número de teléfono:

2. Información del proyecto

Las ilustraciones se diseñarán para mejorar la copia del cuerpo suministrada por el cliente y presentada para un folleto tríptico a todo color de 8½ × 11. Todas las ilustraciones se realizarán según las especificaciones del cliente y se utilizarán gráficos proporcionados por el cliente. Los diseños de GMS pueden complementar otros gráficos con la aprobación del cliente. Cualquier gráfico personalizado obtenido de las casas de imágenes será pagado por el cliente. El proyecto será diseñado usando alguna combinación de Adobe Illustrator, Adobe Photoshop y Adobe InDesign. La obra de arte final se emitirá en un formato de archivo adecuado para la producción de la imprenta comercial. Si el cliente no tiene una impresora comercial, GMS Designs hará tres (3) recomendaciones.

Entra en la mayor cantidad de detalles posible sobre lo que harás y cómo proporcionarás la entrega.

3. Precio del proyecto y condiciones de pago

El precio del proyecto se basa en un precio de paquete negociado para todo el proyecto de $ ____.
La cotización del precio no incluye un impuesto a las ventas (estatal) combinado del 8.0%. El impuesto a las ventas no se aplicará a los no residentes de Virginia. Además, si elige PayPal como forma de pago, se aplicará un cargo por servicio que se calculará en función del pago total. Esto se detallará y se agregará a la factura final.

Asegúrese de tener en cuenta los detalles sobre los impuestos estatales que se aplican (o no se aplican), así como los cargos por servicio que planea agregar si utiliza algún servicio, como Paypal u otros servicios comerciales que cobran una tarifa. Depende de usted si transfiere esta tarifa a su cliente o la absorbe como un costo de hacer negocios. De cualquier manera, debe declararse por adelantado y acordarse. Poder ofrecer el pago con tarjeta de crédito ayuda porque los proyectos pequeños pueden requerir un cambio muy rápido.

4. Condiciones finales de pago

Se proporcionará una factura detallada al cliente dentro de los tres (3) días posteriores a la finalización del proyecto, antes de que se entreguen los archivos de trabajo finales al cliente. Se requiere un depósito del 50% para comenzar el trabajo. Se requiere el pago final cuando se completa el trabajo. Además de PayPal, también acepto cheques corporativos o comerciales. Las verificaciones deberán borrarse antes de enviar los archivos finales.

No hay términos "correctos". Lo importante es que esboces tus términos claramente. Incluya siempre cuánto le pagarán y cuándo, además de sus políticas sobre los cargos por pagos atrasados. Tradicionalmente, los clientes con los que ha mantenido relaciones prolongadas deben pagar "treinta netos", lo que significa que tienen los treinta días estándar para pagar. Para proyectos más pequeños y para nuevos clientes, es costumbre solicitar el 50 por ciento por adelantado y el saldo en la entrega.

Para proyectos grandes, considere solicitar "pagos progresivos", que son pagos que no están vinculados directamente a los hitos del proyecto, sino que están vinculados al calendario. Por ejemplo, para un proyecto que estima que le llevará cuatro meses, proponga cuatro pagos mensuales iguales (menos el depósito) el primero de cada mes. De esta manera, si el proyecto lleva más tiempo o el cliente tiene un cuello de botella, su flujo de caja no se ve comprometido. Además, es un incentivo para terminar el proyecto ya que ya lo han pagado.

5. Revisiones

El precio del proyecto mencionado no incluye un número ilimitado de revisiones. Yo, por supuesto, quiero que estés satisfecho con el aspecto final del proyecto y estoy seguro de que sientes lo mismo. Según mi experiencia, una buena comunicación entre el diseñador y el cliente puede limitar las revisiones a solo cambios menores en lugar de hacer cambios completos. Pequeños cambios y ajustes son parte del proceso. Las reparaciones son un síntoma de mala comunicación. Dicho esto, permítanme sugerir que para el costo propuesto de este proyecto incluiré dos rondas de ajustes. Más allá de eso, se puede negociar el costo de más ajustes. Esta forma de hacer negocios funciona a su favor y a la mía, ya que su proyecto se termina de manera oportuna y dentro de su presupuesto.

Lo importante aquí es abordar el tema de las revisiones y aclarar exactamente qué es una revisión. No se recomienda proporcionar revisiones ilimitadas a un precio fijo, especialmente con un nuevo cliente.

6. Propiedad de obras de arte / archivos

Hasta que se haya realizado el pago completo, GMS Designs conserva la propiedad de todas las ilustraciones / archivos originales o partes contenidas en ellos, ya sea preliminar o final. Tras el pago completo, el cliente obtendrá la propiedad de las ilustraciones / archivos finales para usar y distribuir según lo considere conveniente. GMS Designs se reserva el derecho de usar el proyecto completado y cualquier diseño preliminar con el propósito de concursos de diseño, publicaciones futuras sobre diseño, propósitos educativos, materiales de marketing y cartera. Cuando corresponda, el cliente recibirá el crédito necesario para el uso de los elementos del proyecto. Cualquier información sensible al comercio, como el precio del producto o los datos del cliente, deberá ser redactada por el diseñador antes de su uso.

Si usted retiene la propiedad de los archivos o transfiere esa propiedad a su cliente, es su decisión. Debería decidirse caso por caso. Aquí, Suchy está transfiriendo todos los derechos a cambio del pago total, mientras retiene el derecho de usar el material con fines promocionales. Si desea conservar los derechos y los archivos nativos, debe dejarlo claro porque la mayoría de los clientes no entienden que no es lo que están contratando.

7. Calendario de producción / entrega del proyecto.

El cliente asumirá los costos de envío o seguro relacionados con el proyecto. Cualquier alteración o desviación de las especificaciones anteriores que impliquen costos adicionales se ejecutará solo con la aprobación del cliente. El diseñador no incurrirá en ninguna responsabilidad o penalidad por demoras en la finalización del proyecto debido a acciones o negligencia del cliente, demoras de transporte inusuales, enfermedades imprevistas o fuerzas externas más allá del control del diseñador. Si ocurren tales eventos, dará derecho al diseñador a extender la fecha de finalización / entrega, por el tiempo equivalente al período de dicho retraso.

Esta cláusula está diseñada para evitar la situación demasiado común en la que un cliente se retrasa en recibir sus comentarios y, por lo tanto, tiene menos tiempo para implementar los cambios. Establece por adelantado que extenderá su marco de tiempo de acuerdo con la duración de su retraso. En la situación real, eso puede no ser posible o su elección, pero al menos lo ha previsto como una opción.

8. Envíos de terceros

En el caso de que cualquier material necesario para la producción del proyecto deba enviarse a un tercero para procesamiento adicional, composición tipográfica, trabajo fotográfico, separación de color, trabajo de prensa o encuadernación, el diseñador no incurrirá en responsabilidad por las pérdidas incurridas en tránsito o debido a la demora del remitente del tercero.

9. Periodo de reclamación

Las reclamaciones por defectos, daños y / o escasez deben ser hechas por el cliente por escrito dentro de un período de diez (10) días después de la entrega de todo o parte del pedido. El hecho de no hacer tal reclamo dentro del período establecido constituirá una aceptación irrevocable y una admisión de que cumplen completamente con los términos, condiciones y especificaciones.

10. Prueba del proyecto final.

El diseñador hará todo lo posible para garantizar que el producto final esté libre de errores gramaticales y ortográficos, antes de entregar el producto final al cliente. Se acuerda que es responsabilidad del cliente asegurarse de que no haya errores ortográficos o gramaticales contenidos en el producto final. Se acuerda que el diseñador no es responsable de los errores contenidos en el producto final después de que el producto final se haya comprometido a imprimir o publicar a la vista del público.

Estas cláusulas intentan protegerlo de errores y minimizar su responsabilidad. Es de esperar que estos errores no ocurran con frecuencia, pero, cuando lo hacen, puede ser catastrófico si no te has protegido.

11. Cancelación

En caso de cancelación del proyecto, GMS Designs (Gerry Suchy) retendrá la propiedad de todos los derechos de autor y las ilustraciones y discos originales, y se pagará una tarifa por el trabajo completado, en función del precio del contrato y los gastos ya incurridos. por el cliente

Es una buena idea tener una cláusula que describa lo que sucederá y en qué cargos se incurrirá en caso de cancelación del proyecto. Si la cancelación se debe a razones que escapan a su control, se debe aplicar un cargo por cancelación de acuerdo con un porcentaje que representa la etapa del trabajo completado. El Manual del Gremio de Artistas Gráficos establece: "Los cargos típicos por los servicios prestados pueden ser del 25 al 50 por ciento si el trabajo se mata durante la etapa inicial del boceto, el 50 por ciento si se mata después de completar la etapa del boceto y el 100 por ciento si se mata después del diseño final terminado." También debe permitir el pago en caso de que el trabajo sea rechazado debido a la insatisfacción del cliente, que también depende de en qué parte del proceso se encuentre el proyecto. GAG también declara: "Las tarifas de cancelación comunes son un tercio de la tarifa total si se cancelan antes de la finalización de la obra de arte final, y 50 a 100 por ciento después de que se complete la obra de arte final". Esto está sujeto a negociación, pero debe preverse.

12. confidencialidad

Toda la correspondencia y los documentos proporcionados serán tratados como confidenciales entre el cliente y el diseñador, a menos que ambas partes involucradas hayan otorgado su consentimiento.

13. Aceptación del acuerdo

Se aceptan los precios, especificaciones y condiciones anteriores. El diseñador está autorizado para ejecutar el proyecto como se describe en este acuerdo. El pago se realizará según lo propuesto anteriormente. Este acuerdo no es válido hasta que sea firmado por el cliente y devuelto al diseñador.
Firma:
Fecha:
Por favor escriba su nombre aquí:




Ilise Benun, fundador de Marketing Mentor y coproductor de Creative Freelancer Conference, trabaja con freelancers creativos que se toman en serio la creación de negocios saludables. Regístrese para obtener sus Consejos rápidos en www.marketing-mentortips.com.

Extraído de The Creative Professional's Guide to Money © 2011 por Ilise Benun. Utilizado con el amable permiso de HOW Books, una impresión de F + W Media Inc. Visite mydesignshop.com o llame al (855)840-5126 para obtener una copia.

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